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商事证明办理流程图
发布时间:[ 2017-04-05 13:22 ] 文章来源: 浏览量: 1250

咨询电话:0431-82739862.   

 

 

商事证明文件办理及相关要求
 
第一章 认证文件的提交要求
 
一、办理印章、签章属实类的文件
1、原件类文件必须由出具文件的主体在文件上加盖印章。
2、文件上的印章需要清晰完整且不能为彩色打印章。
3、印章上的名称须与文件中的名称、有效主体资格证书一致。
中文名称应以《营业执照》《事业单位法人证书》《社会团体登记证》等主体资格证书上的名称为准;英文名称应以《对外贸易经营者备案登记表》《外商投资企业批准证书》等在相关机构备案的名称为准。
认证印章属实类文件,如果是由公司自行出具的文件,必须提供原件(彩印件不可);如由国家机关或者相关机构出具的文件类,或可认证印章属实,或可认证原件与复印件相符,具体提供材料视企业需要认证的文件而定。
4、签章认证:如要认证商业发票上的印章为公司名称+姓名的签章时,签章姓名须为营业执照中的法人名字;如果是非法人姓名(如部门经理),则需提供法人授权书。
5、印章+签名(手签章)认证:如果在印章下方出现Authorized signature, 或Signature或Signed by 以及印章上方出现 On behalf of时,文件上须有签名、且签名人为法定代表人;如非法定代表人企业须提交法定代表人的授权书。
6、部分台资企业法定代表人签章中的中文名字下方带有普通拼音英文名(且与汉语拼音不同),需要提供台胞证或往来通行证、或其他有效证件中的通用拼音英文名字做为佐证材料。如签章带有英文名字,但身份证明中没有合法英文名,文件上的名字应以拼音为准。
7、签字认证:需提供印章手签字样备案表,且备案表上的笔迹与文件上的笔迹一致。
8、中国公民的签字以身份证上的姓名为准,且签名为中文,不能仅签汉语拼音;我国台湾地区姓名的拼法以台胞证或往来通行证的拼法为准;外国公民的签名以护照上的姓名为准。
 
二、办理影印件、副本、节本与原件相符类的文件
1、待办理文件须为非涉密性国家机构、中介机构、事业单位出具的文件,方可进行影印件与原件相符的认证。
2、企业出具的相关文件原则上只认证原件,不认证其影印件。如果需认证文件为用于投标和国际承包工程活动中的证明、知识产权领域证明商标、专利使用情况的佐证说明以及诉讼仲裁领域的佐证文件等特定情形时,可视实际情况认证影印件。
3、认证文件与影印件相符时,需提供原件进行审核。如有客观原因不能提供原件的,需要企业提供保函。
4、文件上如有“此文件复印无效”等类似表述,则不能认证影印件。
 
三、办理文件的外文译本与中文译本一致类的文件
1、申请人如需认证外文译本与中文译本一致,可自行委托有资质的翻译公司翻译并加盖翻译公司印章,同时须提供翻译公司最新的营业执照。
2、申请人也可以申请贸促会委托翻译公司翻译并加盖翻译公司印章。
3、翻译件内容与原文内容必须完全一致,不得选择性翻译。
 
第二章  不同类型文件的提交要求
 
一、合同或与合同相关文书
此类文件包括销售合同、分销合同、独家/非独家代理合同 、购销合同、顾问协议、佣金合同、合作合同等双方或多方当事人签订的设立、变更、终止商事法律关系的文件。
1)一般情况下,合同中方的印章、签章、签字须为原件;合同另一方若为外方,外方的签字、印章、签字等为原件或影印件均可。
2)协议/合同需双方国家认证机构认证时,如果外方已经办理过外国商会和中国驻该国使馆认证,我会只对合同中中方的印章、签章、签字进行认证。
3)一般情况下,合同类文件的影印件不予认证;但对招标过程中用于说明业绩情况的合同,商标注册、续展过程中涉及商标使用情况的合同以及做为诉讼证据的合同可以认证影印件。
Ø 需要的佐证材料:
1)合同原件;
2)合同复印件;
3)视具体情况,或需提供相应产品的报关单;
4)公司营业执照,加盖公司公章。
 
二、委托书、代理书或授权书
如申请人需要认证签字,且认证签字符合我会的认证要求,须提供如下材料:
1)自然人出具的文件,需要提供自然人身份证复印件及手签笔迹备案;
2)公司出具的文件需要认证签章时,须提供印章手签章备案表。
Ø 需要的佐证材料:
1)需要认证文件的原件及复印件。
2)公司营业执照,加盖公司公章。
3)视具体情况,或提供其他相关材料。
 
三、国家法定机关或经授权的相关机构出具的证书
此类文件包括药品GMP证书、兽药GMP证书、医疗企业注册证、医疗器械产品出口销售证明书、药品证明书、饲料添加剂自由销售证明书、农药登记证、消费品健康证明、化妆品自由销售证明等。
1)此类文件可认证原件或影印件,如认证影印件须将原件拿到贸促会进行审核。
2)文件需在有效期内。
3)如出证机构为行业协会等非国家法定机关,须提供行业协会的资质。
Ø 需要的佐证材料:
1)须认证文件的原件及复印件。
2)生产许可证之类的相关行业许可证。
3)公司营业执照,加盖公司公章。
4)视具体情况,或提供其他相关材料。
 
四、贸易单证类
1、报关单
第一种情况:如果报关单仍为加盖海关验讫章或放行章等纸质报关单,可以认证报关单原件或影印件。具体为:
认证报关单原件上的“印章属实”:
注意事项:
1)报关单应清晰、完整、海关编号清楚
2)海关放行章或验讫章为手盖印章且真实有效。
认证报关影印件的“影印件与原件相符”:
注意事项:
1)提供原件供办证人员审核,核对无误后,我会留存复印件。
2)如因特殊情况无法提交原件,公司需要提交保函,担保所提供的报关单的影印件与原件一致,并承担由此产生的一切法律责任;
3)复印件需要清晰、整洁;
4)我会如发现报关单造假,会及时向海关或公安机关举报。
第二种情况:海关不再出具纸质报关单,我会会根据企业需求选择以下两种方式进行认证:
1)由企业自行出具声明,说明出口报关单货物的相关情况,将企业在“中国电子口岸客户端”系统内打印的报关单附于声明中,并担保打印报关单内容属实,与实际报关单的内容一致。如果报关单上的经营单位(进出口公司)与发货单位(生产企业)不一致,一般以进出口公司的名义出具声明,但是如果国外客户指定由生产企业出具并提交来函,声明也可以生产企业名义出具。
2)有企业提交相关佐证,我会证明企业报关活动事实,按商事证明事实性证明的收费标准收费。
Ø 需要的佐证材料:
1)自行打印的报关单。企业报关单在海关系统审核通过后,在“中国电子口岸客户端”打印报关单(企业留存或其他可打印联),并由企业加盖公章;如企业不能自主打印的,应提交代理报关单位打印的报关单(企业留存或其他可打印联),同时加盖企业和代理报关单位印章;
2)自主报关企业提交加盖公章的营业执照复印件、海关报关企业报关注册登记证书、报关企业保函;
3)代理报关单位提交加盖报关单位公章的营业执照复印件、海关报关企业报关注册登记书、代理报关单位与企业签定的《代理报关委托书》、代理报关单位保函。
我会审核上述文件无误后,可出具如下证词:
兹证明:所附XX企业(XX企业委托的XX报关单位)于XX年XX月XX日向我会提交的第XX号中华人民共和国海关出口货物报关单(企业留存联或其他可打印联)打印来自于中国电子口岸客户端。
This is to certify that: the annexed printed copy of CUSTOMS DECLARATION FOR EXPORT GOODS OF THE P.R.CHINA CO.xxx(enterprise retianed copy,etc)submitted by xx company (or xx declaration entity authorized by XX company) to CCPIT on xx(date) xx(month) xx(year) is from China Electronic Port Client-side.
2、商业发票
贸促会认证商业发票有两种方式,一种是直接加盖单据专用章的单据认证形式;另一种是做成商事证明书形式。一般来讲,商业发票只有作为附随原产地证的信用证要求的通关结汇单证,且无限制性、注释性、承诺性条款时,方可以单据认证的形式加盖“中国国际贸易促进委员会单据证明专用章”和“证词说明章”;否则一律以商事证明书的形式认证。
Ø 需要的佐证材料:
1)商业发票原件;
2)商业发票保函、报关单、发票复印件(三者须加盖骑缝章);
3)企业营业执照复印件,加盖公章
4)如企业由于特殊原因暂无法提供报关单,可提供各方签署生效的合同或信用证替代报关单。
 
五、声明类文件
此类文件包括一致性声明、欠款声明、生产能力证明、自由销售声明等由出口商、生产商等出具的与进口贸易相关的各类声明。
1)涉及药品、医疗器械产品的需要提供各级食品药品监督管理部门出具的自由销售证明书;
2)饲料、添加剂等产品的自由销售证明
3)对涉及农药的,须提供农药登记证。农药的自由销售由农业部农业鉴定所出具。
4)列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录》的法检类产品,须提供国家质监部门或其他指定的检验机构的检验证明。非法检类产品需要提供国家专门主管部门出具的产品生产许可证或卫生许可证;
5)声明中包含有产品无毒无害之类的表述的,需要提交检测报告。
 
六、国外机构出具的文件
国外证书较为常见的有:国外检验机构出具的CE证书和TUV证书、瑞士公证行出具的SGS检验证书、挪威船级社出具的DNV证书及国外指示产权部门出具的商标注册证书等。
注意事项:
1)目前除TUV证书外,我会无法直接认证国外证书。但做为变通形式,且企业接受,可以以“声明+附件”的形式认证:即公司出具声明并将国外证书做为该证明的附件;
2)如果个别使馆有特殊要求,须按使馆要求进行认证;例如俄罗斯驻北京使馆不接受TUV证书的认证。
 
七、公司、企业的产品宣传册(印刷品)
公司、企业产品的宣传册,需以商事证明书的形式认证的,由企业在宣传册上加盖公司或者企业公章或中英文对照章,证明宣传册上的印章属实。
 
第三章 使馆认证
 
由于各使领馆对于文件认证的要求不时变更且各地使领馆的要求略有差异,因此使馆认证会以各个使领馆的实际要求为准,以下内容仅供参考:
1)证明书的证词一般默认为英文,但有个别国家要求用俄文、西班牙文、法文等语种做证词时,申请人应在表格中备注清楚;没有具体备注的全部默认为英文证词。
2)部分国家使馆认证时,需要提供双份商事证明书或者多提供一份:即如果企业做N份文件的领事认证,那么需要提供2N份或N+1份文件。
N+1份国家:泰国、菲律宾、土耳其
2N份国家: 委内瑞拉
3)部分文件则需要申请人提供英文的使用目的,如:巴基斯坦、瑞士、印度、新加坡、英国等。
4)如企业所需认证的国家与我国没有建交,部分国家可通过第三国进行领事认证。
 
具体使馆认证相关要求,企业可自行登录http://pre-coccpit.co-ccpit.org/Consulate/Consulate_RuleCollection.html 《各国驻华使馆领事认证规定汇编》中进行查询。
 
 
 
附录:
1. 商事证明书申办表[1]
2. 代办领事认证申办表[2]
3. 商事证明认证备案登记表
4. 商业发票保函
5. 自由销售证明保函
6. 保函
7. 企业声明
8. 企业保函
9. 代理报关单位保函
 
 
国际商事证明书申办表[1]

名称与编号
 
金额与份数
 
翻  译  费
 

申请人声明:
本人被授权代表本企业申请办理国际商事证明书。该申请表、申办证明的文书、单证及提供的相关资料是真实的、合法的、有效的、正确的,如有违反有关规定或篡改证明书的,愿承担法律责任。现将有关情况申报如下:
申请日期          急件/平件       是否领事认证         认证使馆            

 
代办机构
代办机构名称
长春市贸促会
代办机构印章
代办人姓名:齐宇
手机号:
电话:0431-82710867
传真:0431-82739862
地址、邮编
长春市自由大路5188号开发大厦1003
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
企 业 名 称
 
企 业 印 章
姓名:
手机:
电话:
传真:
企业地址、邮编
 
办理文件名称:
文件编号
份数
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
文件用途:
证词语种:
份数总计:
申办证明事项(下列选项中可选择一至多项):
□ 1、证明文书、单证上的签字或签章属实;
□ 2、证明文书、单证上的印章属实;
□ 3、证明文书、单证的( 影印件、副本、节本)与原件相符;
□ 4、证明文书、单证的外文译本与中文本一致;
□ 5、对所办事实的真实性进行证明。
提交佐证材料:经年检的营业执照【复印件】□    签字、签章备案表□  
申请函□ 保函□ 授权委托书□    相关资格证明材料□
其它佐证材料:  
备注
 

取件人:                  取件日期:
 
代办领事认证申办表[2]

名称与编号
 
金额与份数
 
翻  译  费
 

申请人声明:
本领事认证申办表是公司或企业(申请人)为申请办理领事认证业务向贸促会提供的有效申请,该领事认证申办表一旦被贸促会接受便形成正式的委托法律关系,即:贸促会按申请人的要求为申请人代办领事认证业务,申请人按贸促会为其垫付的所有费用承担向贸促会及时付款的义务。
编号           预付款          申请日期          认证使馆:                

代办
机构
填写
代办单位名称
长春市贸促会
代办单位签章
代办人姓名:
手机号:
电话:0431-82710867
传真:0431-82739862
地址、邮编
长春市自由大路5188号开发大厦1008室
 
 
 
 
 
 
企业
企 业 名 称
 
企 业 签 章
电话:
传真:
姓名:
手机:
地址、邮编
 
文件名称
文件编号
份数
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
份数总计:
 
费用明细
 
代办费
外交部费
使馆费
出证费
翻译
其它
总金额
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
取件人签字:                            年      月     日
 
备注
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1:
  商事证明办理流程图2017版.pdf